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Contrôle urssaf/msa : la présentation de documents numérisés est possible

20/06/2019

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La loi de financement de la sécurité sociale pour 2019 prévoit la possibilité pour l’employeur de présenter des documents numérisés à l’Urssaf ou la MSA en cas de contrôle. Un arrêté du 23 mai 2019 a fixé les modalités de conservation sur support informatique des documents « papier » susceptibles d’être examinés lors d’un contrôle. Cette mesure sera applicable à compter du 1er juillet 2019.

Quelle est la procédure de numérisation ?

La numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier doit être effectuée aux conditions et garanties prévues en matière fiscale :

  • Garantie de reproduction à l’identique,
  • Copie conforme de l’original en image et en contenu,
  • Reproduction des couleurs à l’identique,
  • Conservation sous format PDF ou PDF A/3,
  • Obligation d’un cachet serveur, d’une empreinte numérique, d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme,
  • Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification, etc.).

Lorsque la présentation d’une pièce justificative ou d’un document numérisé ne répond pas à ces exigences, l’employeur doit présenter l’original sous format papier.

À défaut, cette situation sera assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Quelle est la durée de conservation des documents sociaux ? 

Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale 6 ans.  Ce délai court à compter de la date à laquelle ces documents ou pièces ont été établis ou reçus.

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