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Congés payés : des droits et des devoirs

La prise des congés payés répond à des règles strictes du côté du salarié comme de l’employeur.

En principe les jours de congés s’acquièrent et se décomptent en jours ouvrables (du lundi au samedi). Un salarié acquiert donc 2,5 jours de congés par mois travaillé ce qui correspond à 30 jours par an. Lorsque les jours sont décomptés en jours ouvrés (du lundi au vendredi) le salarié acquiert 2,08 jours par mois ce qui correspond à 25 jours par an. Attention le mode de décompte en jours ouvrés doit aboutir à un décompte aussi favorable pour le salarié. Contrairement à une idée reçue, un salarié à temps partiel acquiert le même nombre de jours de congés payés qu’un salarié à temps complet.

La différence se situe au niveau de l’indemnisation de ces congés qui seront payés sur la base de son salaire à temps partiel. Désormais, les congés peuvent être pris dès l’embauche et non plus dès l’ouverture des droits.

L’employeur fixe les dates

C’est à l’employeur qu’il revient de fixer les dates à condition toutefois de respecter les règles. Deux mois avant la période des congés, l’employeur informe les salariés et leur demande de formuler leurs souhaits. Un mois avant, il fixe le calendrier définitif des départs en tenant compte de l’ancienneté et de la situation familiale de chacun. Il doit également prendre en considération la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie. Cette circonstance permet au salarié de prendre plus de 24 jours ouvrables de congés consécutifs. A noter que s’il y a des représentants du personnel, ceux-ci doivent être consultés. La communication de l’ordre des départs à chaque salarié doit être réalisée par tous moyens (affichage, mail, intranet…). Un salarié en désaccord qui ne respecterait pas les dates fixées par son employeur commet une faute susceptible de justifier son licenciement, selon le préjudice subi par l’entreprise.

Fractionnement

Lorsque les jours de congés acquis par le salarié ne dépassent pas 12 jours ouvrables (2 semaines), ils doivent être pris en une seule fois pendant la période du 1er mai au 31 octobre. Si le congé est supérieur à 12 jours, l’employeur peut demander à ce qu’il soit pris soit en une seule fois (à l’exception de la 5e semaine), soit en plusieurs fois avec accord du salarié avec au minimum 12 jours continus pris sur la période du 1er mai au 31 octobre.

Le salarié bénéficie de jours supplémentaires de congés appelés jours de fractionnement lorsqu’il prend plus de 2 jours (hors 5e semaine) en dehors de la période du 1er mai au 31 octobre. Le rapport est d’un jour de fractionnement pour 3 à 5 jours de congés pris hors période et deux jours de fractionnement à partir de 6 jours pris hors période.

L’employeur décide ou non d’accorder ce congé hors période. Si vous répondez à une demande de votre salarié, vous pouvez conditionner votre accord à la renonciation écrite du salarié aux jours de fractionnement qui en découlent.

Obligatoire

La prise du congé est obligatoire pour le salarié et il n’est pas possible de remplacer le repos par le versement d’une somme d’argent.

Quelques exceptions : lorsque le salarié quitte l’entreprise, l’employeur lui verse une indemnité compensatrice qui correspond aux congés qu’il n’a pas pu prendre. Le salarié en congé parental n’acquiert pas de congés payés, sauf accord plus favorable. Il a en revanche le droit de prendre ceux qu’il a acquis avant son départ en congé. Le salarié qui n’a pas pris la totalité des congés payés acquis avant son départ en congé parental en perd le bénéfice s’il revient après l’expiration de la période de prise des congés, sauf dispositions conventionnelles plus favorables ou accord de l’employeur. Ce principe est en contradiction avec la position de la jurisprudence européenne qui admet le report au terme du congé parental d’éducation des congés payés acquis avant celui-ci par le salarié.

Une prochaine évolution de la jurisprudence française est fort probable. Par ailleurs, il est interdit au salarié de travailler pendant ses congés pour un autre employeur en dehors des exceptions admises (contrat de vendange, certaines activités culturelles ou bénévolat). Cette situation ne vise pas le cas des salariés à temps partiel qui travaillent dans une autre entreprise pour lesquels des solutions amiables doivent être trouvées afin de leur permettre de bénéficier d’un repos continu.

Modifier les dates de départ

L’ordre et les dates de départ en congés payés fixés par l’employeur ne peuvent être modifiés que dans le délai fixé par accord collectif d’entreprise ou d’établissement (à défaut, par accord de branche). En l’absence d’un tel accord, il est possible de les modifier plus d’un mois avant la date prévue de départ. En revanche, la possibilité de changer ces dates moins d’un mois avant est très encadrée. La date à prendre en compte (un mois avant le départ) est celle de la remise au salarié de la lettre modifiant son départ en congés.

La possibilité de modifier l’ordre et les dates des départs moins d’un mois avant la date fixée est limitée aux circonstances exceptionnelles. Ces circonstances exceptionnelles sont reconnues en cas de difficultés économiques ou de raisons impératives particulièrement contraignantes. Il s’agit par exemple de raisons professionnelles tenant à la bonne marche de l’entreprise (ex. : commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et/ou des emplois), de remplacer un salarié décédé. Le salarié doit être dédommagé des frais occasionnés par ce changement. En cas de conflit, les circonstances exceptionnelles sont appréciées au cas par cas par les juges. Le refus du salarié de reporter ses congés payés, alors qu’il y a des circonstances exceptionnelles, peut justifier une sanction. Les motifs empêchant le salarié de modifier ses dates de vacances doivent être pris en compte pour apprécier la gravité de la faute du salarié. Votre convention collective peut prévoir une indemnisation du salarié dont les dates de congés payés ont été modifiées. Le salarié peut également demander la modification de ses dates de congés. S’il n’obtient pas votre accord, il devra se conformer aux dates initialement prévues.

Notre conseil :

Outre le respect de la réglementation, l’employeur et le salarié ont intérêt à s’y prendre à l’avance pour organiser au mieux la période de vacances.

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