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Pour les besoins de son activité professionnelle, mon salarié utilise ses outils personnels liés aux nouvelles technologies. Puis-je le rembourser de manière forfaitaire ces frais professionnels ?

Non : on entend par outils issus des « Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC) », la téléphonie mobile, le micro-ordinateur portable ou non, les logiciels, les accès à un télécopieur, à l’ordinateur de l’entreprise, à Internet…. Les frais qu’un salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle, et dans l’intérêt de l’employeur, doivent lui être remboursés. Ce remboursement peut être effectué sous la forme d’un remboursement forfaitaire ou sur la base des frais réellement engagés. Mais, dans un arrêt du 28 mai 2014, la Cour de Cassation a rappelé que l’indemnisation des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilé à des fins professionnelles pour l’utilisation des outils issus des NTIC s’effectue uniquement sous la forme du remboursement des dépenses réellement engagées. L’indemnisation forfaitaire est exclue. Si vous appliquez cette dernière méthode,
vous pouvez faire l’objet d’un redressement de la part de l’Urssaf ou de la MSA. Les remboursements effectués par l’employeur doivent être justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié. Sachez également que si vous ne pouvez pas justifier de la réalité de ces dépenses, la part des frais professionnels est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50 % de l’usage total. Pour mémoire, le remboursement des frais réels est exclu de l’assiette de cotisations de sécurité sociale, sur justification des dépenses engendrées. Les frais professionnels indemnisés sur la base d’allocations forfaitaires ne sont pas soumis à cotisations sociales si leur montant est inférieur ou égal aux seuils qui sont fixés par l’Urssaf.

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